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윈도우용 엑셀에는 워드처럼 이미 있는 명령에 새 단축키를 붙이는 메뉴가 없다. 파일 → 옵션을 끝까지 뒤져도 '키보드 사용자 지정' 버튼은 나오지 않는다. 방법은 두 가지다. 자주 쓰는 명령을 빠른 실행 도구 모음에 올려 Alt+숫자로 부르거나, 매크로를 만들어 Ctrl+Shift+문자를 붙인다.

맥용 엑셀은 다르다. 도구 메뉴의 키보드 사용자 지정에서 명령마다 키를 직접 정할 수 있다. 윈도우에서 원래 있던 키의 기능 자체를 바꾸고 싶다면 VBA의 OnKey나 마이크로소프트가 만든 PowerToys를 써야 한다.

1. 윈도우 엑셀에서 되는 것과 안 되는 것

2023년 마이크로소프트 Q&A에 엑셀 2013 사용자가 워드에 있는 단축키 사용자 지정 버튼을 엑셀에서 찾을 수 없다고 물었다. 답변은 분명했다. 그 버튼은 워드에만 있고, 엑셀에서는 매크로에는 키를 붙일 수 있지만 기본 명령에는 붙일 수 없다는 것이다. 다른 질문에는 엑셀이 이 기능을 제공한 적이 한 번도 없다는 답도 달렸다. 마이크로소프트 공식 단축키 문서도 자주 쓰는 작업에 단축키가 없으면 매크로를 기록해 만들라고 안내한다.

그러니 먼저 무엇을 하고 싶은지부터 나눈다.

이미 있는 명령 하나를 빨리 부르고 싶다 → 빠른 실행 도구 모음(Alt+숫자)

여러 동작을 한 번에 돌리고 싶다 → 매크로(Ctrl+Shift+문자)

원래 있던 키의 기능을 바꾸고 싶다 → 매크로 옵션, OnKey, PowerToys

2. 빠른 실행 도구 모음으로 Alt+숫자 만들기

엑셀 창 맨 위에 있는 작은 도구 모음이다. 여기 올린 버튼에는 왼쪽부터 Alt+1, Alt+2 순서로 번호가 저절로 붙는다. 매크로도 보안 설정도 필요 없으니 가장 먼저 해 볼 방법이다.

① 파일 → 옵션 → 빠른 실행 도구 모음을 연다.

② 명령 선택 목록을 '모든 명령'으로 바꾼다. 리본에 없는 명령도 여기 들어 있다.

③ 원하는 명령을 고르고 추가를 누른다.

④ 오른쪽 목록에서 위·아래 화살표로 순서를 정한다. 목록 맨 위가 도구 모음 맨 왼쪽, 곧 Alt+1이다.

⑤ 확인을 누른다.

리본에 보이는 명령은 더 간단하다. 그 버튼을 우클릭해 '빠른 실행 도구 모음에 추가'를 누르면 된다. 도구 모음이 아예 안 보이면 리본 위쪽 오른편을 우클릭해 '빠른 실행 도구 모음 표시'를 켠다.

대표적인 쓰임이 값 붙여넣기다. 원래는 Ctrl+Alt+V로 선택하여 붙여넣기 창을 연 다음 V를 눌러야 한다. 이 명령을 도구 모음 맨 앞에 두면 Alt+1 한 번으로 끝난다. 엑셀 교육 사이트 Excel Campus도 전용 단축키가 없는 값 붙여넣기를 이 방법의 첫 예로 든다.

열 번째 버튼부터는 번호가 두 자리가 된다. Alt를 눌렀다 떼고, 0을 눌렀다 떼고, 이어서 다음 글자를 누른다. 한꺼번에 누르면 안 먹는다. 버튼마다 붙은 번호는 Alt를 누르면 버튼 옆에 뜨니 그걸 보면 된다. 자주 쓰는 명령은 앞 아홉 자리에 두는 편이 편하다.

이 방법은 엑셀의 원래 명령을 부르는 것이라 Ctrl+Z로 되돌릴 수 있다. 한계도 있다. 키 조합이 Alt+숫자로 정해져 있고, 설정은 파일이 아니라 이 PC의 엑셀에 저장된다. 파일을 남에게 보내도 버튼은 따라가지 않는다. 다른 PC로 옮기려면 같은 설정 창의 가져오기/내보내기에서 사용자 지정 항목을 파일로 내보낸다. 다만 가져오는 순간 그 PC에 있던 리본·도구 모음 설정을 새 설정이 전부 덮어쓴다. 그 PC의 기존 설정도 먼저 내보내 두는 게 안전하다.

3. 매크로에 Ctrl+Shift+문자 붙이기

여러 동작을 묶거나 원하는 글자 키를 쓰고 싶다면 매크로다. 먼저 파일 → 옵션 → 리본 사용자 지정에서 기본 탭의 '개발 도구'에 체크해 탭을 표시한다.

① 개발 도구 → 매크로 기록을 누른다. 키보드로는 Alt, L, R을 차례로 누른다.

② 매크로 이름은 띄어쓰기 없이 적는다.

③ 바로 가기 키 칸에 영문 글자 하나를 넣는다. 소문자면 Ctrl+글자, Shift를 누른 채 대문자로 넣으면 Ctrl+Shift+글자가 된다.

④ 매크로 저장 위치를 고른다. 저장 위치는 4번에서 따로 본다.

⑤ 확인을 누르고 원하는 동작을 한 뒤 기록 중지를 누른다.

이미 만든 매크로라면 Alt+F8에서 매크로를 고르고 옵션을 눌러 키를 붙인다.

글자는 신중하게 고른다. 매크로 키는 그 매크로가 든 통합 문서가 열려 있는 동안 엑셀 기본 키를 덮어쓴다. 마이크로소프트가 드는 예대로 Ctrl+z에 걸면 실행 취소가 사라진다. 그래서 Ctrl+Shift+대문자를 권한다. 그렇다고 Ctrl+Shift 조합이 전부 비어 있는 것은 아니다. Ctrl+Shift+L은 필터, F는 글꼴 서식, U는 수식 입력줄 펼치기, A는 함수 인수 넣기, G는 통합 문서 통계에 이미 쓰인다. 마이크로소프트가 비어 있는 예로 드는 것은 Ctrl+Shift+Z다.

더 중요한 점이 하나 있다. 매크로가 한 일은 Ctrl+Z로 되돌릴 수 없다. 처음 돌리기 전에는 저장부터 해 둔다. 이 점만 봐도 이미 있는 명령 하나를 부르는 일이라면 매크로보다 빠른 실행 도구 모음이 안전하다.

4. 모든 파일에서 쓰려면 개인용 매크로 통합 문서

저장 위치를 기본값인 '현재 통합 문서'로 두면 그 파일 안에서만 키가 먹는다. 파일도 xlsm 형식으로 저장해야 한다. xlsx로 저장하면 매크로가 빠진다.

어느 파일에서나 쓰려면 저장 위치를 '개인용 매크로 통합 문서'로 고른다. 그러면 Personal.xlsb라는 파일이 생긴다. 이 파일은 엑셀을 켤 때마다 숨은 채로 함께 열린다. 그래서 이 PC에서는 어떤 파일을 열어도 키가 먹고, 작업 파일은 xlsx 그대로 둘 수 있다. 처음 엑셀을 닫을 때 개인용 매크로 통합 문서를 저장할지 묻는데, 여기서 저장을 눌러야 파일이 남는다.

어느 날 매크로가 모두 안 보이면 엑셀이 충돌이나 업데이트 뒤에 이 파일을 꺼 둔 경우일 수 있다. 파일 → 옵션 → 추가 기능에서 관리 목록을 '사용할 수 없는 항목'으로 바꾸고 이동을 누른다. 거기서 개인용 매크로 통합 문서를 다시 사용하도록 설정한 뒤 엑셀을 다시 켠다. 회사 PC라면 매크로 보안 설정이 조직 정책으로 잠겨 있을 수 있다. 마이크로소프트 안내대로 이때는 IT 담당자에게 묻는다. 보안을 '모든 매크로 사용'으로 푸는 것은 마이크로소프트도 권하지 않는다.

5. 원래 있던 키를 바꾸고 싶을 때

Ctrl+글자 키라면 매크로 옵션만으로도 바꿀 수 있다. 소문자 q로 인쇄 매크로를 개인용 매크로 통합 문서에 걸면, 엑셀이 켜져 있는 동안 Ctrl+Q는 원래 기능인 빠른 분석 대신 그 매크로를 부른다.

F키나 방향키가 들어간 조합은 매크로 옵션 칸에 넣을 수 없다. 이때는 VBA의 OnKey를 쓴다. Alt+F11로 편집기를 열고 PERSONAL.XLSB의 ThisWorkbook에 Workbook_Open 프로시저를 만든 뒤 아래 형식의 줄을 넣는다. 그러면 엑셀을 켤 때마다 지정한 단축키가 작동한다.

Application.OnKey "키 코드", "PERSONAL.XLSB!매크로이름"

키 코드에서 ^는 Ctrl, +는 Shift, %는 Alt다. F1~F15는 {F1}처럼 중괄호로 감싼다. 마이크로소프트 문서의 예로 Ctrl+Shift+오른쪽 방향키는 "+^{RIGHT}"다. 두 번째 인수를 빼고 Application.OnKey "+^{RIGHT}"만 실행하면 원래 기능으로 돌아온다. 두 번째 인수로 ""를 넣으면 그 키를 눌러도 아무 일도 일어나지 않는다.

코드가 부담스러우면 PowerToys의 키보드 관리자에서 바로 가기를 다시 매핑하는 방법도 있다. 대상 앱을 엑셀로 지정하면 엑셀 안에서만 바뀐다. 다만 엑셀 밖의 프로그램이 키를 가로채는 방식이라, 어디서 바꿨는지 잊기 쉽다. 2023년 Q&A에서 엑셀에 설정한 단축키가 사라졌다고 물은 사용자도 결국 문제가 엑셀이 아니라 PowerToys에 있었다는 걸 알아냈다. 바꾼 키와 바꾼 곳은 따로 적어 둔다.

6. 맥 엑셀 단축키는 메뉴에서 설정

맥용 엑셀은 마이크로소프트 지원 문서에 따르면 앱 안에서 직접 바꾼다. 도구 메뉴 → 키보드 사용자 지정(Customize Keyboard)을 연다. 범주에서 탭을, 명령 목록에서 명령을 고른 뒤 새 바로 가기 키 칸에 조합을 누르고 추가를 누른다. 조합에는 Command·Control·Option·Shift 중 하나 이상이 들어가야 한다. 기본 단축키는 하나씩 지울 수 없지만, 같은 창의 모두 원래대로(Reset All)를 누르면 처음 상태로 돌아간다.

맥에서 매크로에 키를 붙이면 소문자는 Option+Command+글자이고 Ctrl+글자도 작동한다. 대문자는 Ctrl+Shift+글자다.